Stoisz właśnie przed decyzją dotyczącą wyboru firmy księgowej, jednak nie masz pojęcia na jakie kwestie zwracać uwagę, aby później nie żałować? Skorzystaj więc z przedstawionych w artykule wskazówek, a unikniesz ryzyka pomyłki. Pamiętaj, że od tego wyboru będzie zależeć bezpieczeństwo Twojej firmy. Współpraca z niekompetentnym biurem może Cię sporo kosztować.
Certyfikat Ministra Finansów – absolutna podstawa
Aby możliwe było legalne świadczenie w naszym kraju usług księgowych, konieczne jest posiadanie przez firmę Certyfikatu Ministra Finansów. Dlatego zastanów się kilka razy, zanim przekażesz księgowość firmy w ręce „cioci znajomego” z polecenia.
Ubezpieczenie OC na wypadek ewentualnych błędów
Mimo podpisania umowy z biurem rachunkowym, to Twoja firma odpowiada za ewentualne błędy księgowe i podatkowe. Możesz jednak ubiegać się o zwrot naliczonych kar i odsetek, pod warunkiem, że firma księgowa posiada ubezpieczenie OC.
Reprezentowanie Twojego przedsiębiorstwa przed urzędami
Przed zawarciem umowy z biurem rachunkowym upewnij się, czy jego przedstawiciele będą reprezentować Cię przed instytucjami takimi jak np. Urząd Skarbowy czy ZUS. Dzięki temu unikniesz konieczności tracenia czasu i narażania się na niepotrzebne nerwy – np. w sytuacji kontroli podatkowej. Aby firma księgowa mogła Cię reprezentować, wymagane jest udzielenie stosownego pełnomocnictwa w tej sprawie.
Dowiedz się, czy zostanie Ci przydzielony indywidualny opiekun
Aby współpraca z biurem księgowym mogła sprawnie przebiegać, powinno ono wyznaczyć konkretną osobę, odpowiedzialną za prowadzenie spraw Twojej firmy. Dzięki temu nie trzeba będzie za każdym razem przedstawiać tego samego problemu innemu pracownikowi. W upływem kolejnych miesięcy będziesz się coraz lepiej rozumieć ze swoją księgową, co pozwoli uniknąć potencjalnych nieporozumień.
Co dwie głowy, to nie jedna
Indywidualny opiekun rzadko jest jednak specjalistą w każdej dziedzinie. Dlatego to tak ważne, aby miał on możliwość skonsultowania przedstawianych mu spraw z innymi osobami. Dzięki temu ryzyko popełnienia błędów w rachunkowości będzie zdecydowanie niższe.
Dokumentacja papierowa to przeżytek
Już na starcie skreśl te biura rachunkowe, które wymagają od Ciebie dostarczania każdego miesiąca osobiście wszystkich dokumentów w wersji papierowej. Szkoda Twojego czasu i pieniędzy na dojazdy. Nowoczesne firmy księgowe zapewniają dostęp do systemu elektronicznego, w którym wszystkie dokumenty są gromadzone i przesyłane w wersji elektronicznej. W każdej chwili masz wówczas dostęp do wszelkiej dokumentacji, deklaracji czy ewidencji. Za pośrednictwem oprogramowania będziesz mógł również wystawiać faktury i rachunki, a także kontrolować terminy opłacenia faktur oraz zobowiązań podatkowych.
Zwróć uwagę na zakres usług w ramach abonamentu
Niska cena usług nigdy nie powinna stanowić jedynego kryterium wyboru. Sprawdź przede wszystkim, ile maksymalnie dokumentów w ramach abonamentu biuro rachunkowe może zaksięgować bez dodatkowych opłat. Dowiedz się również, jakie masz możliwości porozumiewania się z pracownikami biura. Czy oprócz kontaktu osobistego, istnieje możliwość otrzymania wsparcia drogą telefoniczną, mailową czy poprzez czat online. Uważaj poza tym na dodatkowe opłaty, na przykład naliczane w przypadku przesłania dokumentów księgowych po wskazanym terminie.
